Регистрация внутренних документов, в отличие от правил регистрации входящих и исходящих документов, имеет некоторые особенности.

Под внутренними документами понимаются документы, которые создаются организацией и остаются в ней.

К внутренним документам обычно относят документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и организационные (положения, инструкции, правила и пр.), а также в большинстве своем справочно-информационные документы (докладные записки и справки, представляемые руководству, некоторые виды актов и т.п.).

Разделение документов на входящие (исходящие) и внутренние достаточно условно. Например, приказ либо иной распорядительный документ, изданный вышестоящим органом управления, будет внутренним документом для этого органа управления, но в то же время будет являться входящим документом для подведомственных организаций, в которые будут разосланы его копии.

Порядок регистрации внутренних документов различается в зависимости от их видов и разновидностей. Вид документа - это понятие, употребляемое для обозначения группы документов, имеющих одно название (например: приказ, акт, записка). Разновидность документа детализирует понятие "вид", уточняет характер деятельности, документированной данным видом документа (например: докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Поэтому рассмотрим отдельно правила регистрации организационных и справочно-информационных документов, с одной стороны, и распорядительных документов и протоколов, с другой.

А.Е. Рыбаков.

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №2(29) за февраль 2004г.