Обычно заключению различных договоров предшествует проведение деловых переговоров. А это неизбежно влечет за собой дополнительные затраты в виде представительских расходов, которые вызывают у бухгалтеров ряд вопросов

ОТДЕЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Обычно заключению различных договоров предшествует проведение деловых переговоров. А это неизбежно влечет за собой дополнительные затраты в виде представительских расходов, которые вызывают у бухгалтеров ряд вопросов.
Для начала разберемся, что такое представительские расходы.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Несмотря на то, что организацию больше всего волнуют ее налоговые риски, пренебрегать правилами бухгалтерского учета нельзя, т.к. от них зависит достоверность информации, сформированной в бухгалтерской отчетности.

Совершенное в течение одного налогового периода грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет наложение штрафа. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается в т.ч. и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете нет ограничений представительских расходов.

При признании представительских расходов расходами на управление в составе расходов по обычным видам деятельности (пп. 5 и 7 Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 декабря 2003 г. № 181) необходимо исходить из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Это означает, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Соответственно, представительские расходы отражаются в учетных записях в сумме фактически произведенных затрат и включаются в бухгалтерскую отчетность тех отчетных периодов, в которых были реально осуществлены (п. 18 Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации»).

Представительские расходы учитываются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», а для торговых организаций — по дебету счета 44 «Расходы на продажу» с последующим списанием в дебет счета 20 «Основное производство» или субсчета 90–2 «Себестоимость продаж» в зависимости от принятого способа признания управленческих расходов в приказе по бухгалтерской учетной политике (п. 9 Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации»).

В случае если деловые переговоры ведутся с представителями контрагента, прибывшими с целью заключения договоров на приобретение внеоборотных активов, фактические суммы представительских расходов, связанные с их приемом, в бухгалтерском учете должны быть отнесены на увеличение стоимости внеоборотных активов в качестве иных расходов, связанных с их приобретением, на основании п. 15 Инструкции о порядке бухгалтерского учета основных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 9 июля 2004 г. № 110. В то же время в налоговом учете такие представительские расходы будут признаны прочими расходами, связанными с производством и (или), реализацией в соответствии с общим правилом.

Порядок документального оформления

Признание представительских расходов в себестоимости реализации для целей исчисления налога на прибыль разрешается только при соблюдении требований в части экономической оправданности и документальной подтвержденности таких расходов.

Это означает, что организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами, в которых необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации — инициатора переговоров, конкретное назначение расходов и их величину.

Первичные учетные документы согласно п. 2 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» с последующими изменениями и дополнениями принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

* наименование документа;
*дату составления документа;
* наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;
* измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
* личные подписи указанных лиц.

Однако если в первичных документах нет реквизитов, установленных ст. 9 указанного Закона, то отраженные в них расходы не являются документально подтвержденными, следовательно, не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

Кроме того, если из утвержденных Министерством статистики и анализа Республики Беларусь унифицированных форм первичной учетной документации организацией удалены существенные реквизиты унифицированных форм, то расходы, произведенные и указанные организацией в первичных документах, не соответствующих требованиям законодательства Республики Беларусь, не могут быть признаны документально подтвержденными, следовательно, не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

В качестве приложения к приказу по учетной политике рекомендуется утвердить локальный документ, определяющий конкретный порядок использования средств на представительские расходы, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации. В обязательном порядке должен быть назначен ответственный за проведение официальных деловых мероприятий.

Целесообразно в каждом конкретном случае составлять следующие организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу по учетной политике:

* смету представительских расходов на каждый квартал или год, утвержденную компетентным должностным лицом;
* приказ о подготовке к переговорам, в котором должны быть даны указания по направлению приглашения на деловую встречу*контрагентам с обозначением цели прибытия представителей партнеров (действующих или потенциальных);
* программу проведения каждой деловой встречи, включающую не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов;
* исполнительную смету представительских расходов на каждую деловую встречу;
* отчет о проведении деловой встречи;
* акт на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации.

Кожарский В. В. 

Внимание! Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» №10(15) за октябрь 2004г.