Любому предприятию периодически приходится нести расходы, связанные с приемом иностранных гостей, партнеров по бизнесу. Такого рода расходы принято называть представительскими.

В законодательных актах Республики Беларусь нет точного определения представительских расходов. В связи с этим целесообразно обратиться к опыту Российской Федерации.
В Налоговом кодексе Российской Федерации сказано, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К данным расходам относятся:

* расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
* расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
* оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Советом Министров Республики Беларусь принято постановление № 676 от10 мая 2001 г. "О нормах расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц", которое устанавливает нормы расходов на прием и обслуживание иностранных гостей.

Виды расходов	Установленные нормы
Оплата гостиницы (в сутки на одного человека, включая стоимость завтрака): - для руководителя делегации - для членов делегации, переводчика и сопровождающих лиц, не являющихся членами делегации	Согласно представленным счетам Согласно представленным счетам, но не выше стоимости одноместного номера
Оплата питания (в сутки на одного человека), в том числе сопровождающих лиц, не являющихся членами делегации	До 5 базовых величин
Культобслуживание (в день на одного человека, включая переводчика и сопровождающих лиц)	До 1 базовой величины
Бытовое обслуживание (в день на одного члена делегации)	Согласно представленным счетам
Оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации (в час)	До 50 % тарифной ставки первого разряда
Оплата услуг переводчиков, предоставляемых организациями	Производится по счетам этих организаций
Оплата транспортных услуг	Согласно представленным счетам

Следует отметить, что в Республике Беларусь понятие "представительские расходы" касается только иностранных делегаций, поэтому приведенные в таблице затратные статьи и норма расходов применимы только при обслуживании иностранцев. В действующем законодательстве не оговорены аналогичные расходы по приему деловых партнеров, являющихся гражданами нашей страны. Необходимо также помнить, что данные нормы являются основанием для отнесения указанных расходов на издержки организации, учитываемые при расчете налогов.

Еще одним важным моментом является то, что фактически произведенные расходы на обслуживание иностранных делегаций должны быть документально подтверждены. Работник, назначенный ответственным за прием, получив под отчет наличные деньги на представительские расходы, обязан представить авансовый отчет о понесенных расходах с предоставлением оправдательных документов. Необходимо также учитывать, что данные нормы установлены на сутки пребывания. В этой связи не полностью использованная сумма расходов по какой-либо статье за одну дату не может быть компенсирована суммой по другой дате. Иными словами, если в один день на питание одного человека было истрачено 4 базовые величины (согласно представленным документам), а в другой день - 6 базовых величин, то в первый день к зачету будет принята фактическая сумма, а во второй день - 5 базовых величин. Превышение должно покрываться за счет затрат, не уменьшающих налогооблагаемую базу, либо за счет личных средств.

Приведенные нормы распространяются не только на членов иностранных делегаций, но и на сопровождающих лиц, являющихся работниками принимающей организации. Исключение составляют расходы на бытовое обслуживание (услуги по ремонту швейных изделий, головных уборов, обуви, услуги химчистки, парикмахерской, прачечной и т.п.), которые касаются только членов иностранных делегаций.

В.В. Акулич, Ю.И. Акулич

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3(30) за март 2004г.