Каждый документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не одинаково. Одни содержат информацию о каких-либо фактах, событиях, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном теми информационными элементами, которые характеризуют документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и времени. Такие информационные элементы документа называются реквизитами.
Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" установлено, что при оформлении организационно-распорядительных документов используются 32 реквизита. Эти реквизиты могут быть объединены общим понятием "отметка на документе".

Термин "отметка на документе" не имеет нормативно закрепленного определения. В широком смысле под "отметкой" может пониматься любой информационный элемент, характеризующий этапы подготовки документа (согласование, утверждение, регистрацию) и работы с ним в процессе исполнения. В этом случае к категории отметок следует отнести практически все реквизиты документа за исключением реквизитов бланка и текста (грифы согласования, утверждения, ограничения доступа к документу, визы, регистрационный индекс, дата и др.). Такой подход нашел соответствующее отражение в названиях некоторых реквизитов: "Отметка о наличии приложения", "Отметка о заверении копии" и др.

Более традиционным в делопроизводстве является понимание термина "отметка на документе" как информационного элемента, характеризующего положение документа на стадиях его прохождения и исполнения. При таком подходе к отметкам обычно относят реквизиты "Резолюция", "Отметка о контроле", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о переносе данных на машинный носитель", "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)". Все эти реквизиты имеют вспомогательный характер, и их отсутствие на документе не лишает его юридической силы.

А.Е. Рыбаков

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №4(31) за апрель 2004г.