Согласно требованиям нормативных правовых актов делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Это означает, что для регистрации обращений граждан существуют отдельные учетные формы, сами обращения и документы по их рассмотрению и исполнению формируются в отдельные дела.

Нормативные правовые акты не определяют конкретное структурное подразделение или должностное лицо, на которое следует возлагать ответственность за ведение делопроизводства по обращениям граждан. Соответствующие вопросы решаются непосредственно организацией и закрепляются в локальном нормативном правовом акте (инструкции по делопроизводству в организации, должностных инструкциях, приказе руководителя, специальной инструкции по работе с обращениями граждан и т.п.).

Как правило, в крупных организациях, в которые поступает достаточно большое количество обращений граждан, работа с ними возлагается на специально создаваемое структурное подразделение (обычно в составе службы ДОУ — управление делами, общий отдел, секретариат). Этим подразделением может быть, например, отдел, сектор, группа по работе с обращениями граждан.

Если отдельного структурного подразделения по работе с обращениями граждан в организации нет, приказом руководителя должно быть назначено должностное лицо, ответственное за эту работу. На практике сложилось так, что соответствующие функции возлагаются обычно на лицо, ответственное за делопроизводство в организации (например, на секретаря), либо на кадровую службу (специалиста по кадрам). В зависимости от структуры организации и исходя из принципа целесообразности функции по ведению делопроизводства по обращениям граждан могут быть возложены и на иное должностное лицо (структурное подразделение). В любом случае решение о том, на кого будут возложены соответствующие обязанности, принимается руководителем организации.

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан относится к группе приказов по основной деятельности и оформляется в соответствии с правилами, установленными для приказов этой категории. При подготовке и оформлении приказа необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38–95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38–95 (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 3 апреля 1996 г. № 14);

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

Необходимость регистрации обращений граждан на регистрационно-контрольных карточках (РКК) определена постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан» от 1 октября 1996 г. № 643 и разработанными в соответствии с этим постановлением Методическими рекомендациями «О порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях по обращениям граждан» утверждены приказом Министра образования и науки Республики Беларусь от 11 декабря 1996 г. № 530). Методическими рекомендациями установлена специальная форма такой карточки для регистрации обращений граждан, сформулированы требования по ее заполнению.

Ответственным за хранение дел с обращениями граждан будет являться то структурное подразделение или должностное лицо, на которое возложены обязанности по ведению делопроизводства по обращениям граждан. Это означает, что исполнитель после разрешения вопроса должен вернуть в это подразделение (этому должностному лицу) обращение гражданина со всеми относящимися к нему документами. У ответственного за делопроизводство будут также храниться обращения граждан и относящиеся к ним документы в течение установленного срока хранения.

А. Е. Рыбаков

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №8(35) за август 2004г.