Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработана российской компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС). Весной этого года ЭОС выпустила новую версию «ДЕЛО» 8.5, в которой появился ряд новых интересных и полезных возможностей. Система «ДЕЛО» в полной мере учитывает как традиции и стандарты отечественной школы делопроизводства и архивного дела, так и передовые западные методики управления документами.

Функциональные возможности системы

* Работа над проектами документов

Возможности системы по подготовке документов позволяют автоматизировать весь процесс его создания. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

* создание регистрационной карточки (РК) проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;
* изменение проекта с сохранением предыдущих версий;
* согласование проекта документа;
* утверждение проекта документа;
* регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

* Регистрация документов

Для каждого документа в «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о нем. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты, могут иметь множественное значение.

Основной единицей хранения в системе «ДЕЛО» остается РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

При получении электронного документа по электронной почте его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически.

Существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента (наименования организации, ее адреса) сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

* Контроль исполнения

В системе реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставится исполнение как резолюций, так и документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.

* Обработка и хранение документов

К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио-или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например Microsoft Word, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета «ABBYY FineReader», а при получении его электронного образа — возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту от редактирования. Кроме того, каждый из прикрепленных файлов может быть подписан электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

* Обеспечение юридической полноценности

В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Система «ДЕЛО» интегрирована с сертифицированными в Республике Беларусь средствами ЭЦП и шифрования данных. Для интеграции с криптосредствами «ДЕЛО» поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.

* Отправка документов

Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы посредством систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП.

* Работа с взаимосвязанными документами

В системе поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота. Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.

М. В. Кузьмин

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №8(35) за август 2004г.