Одним из документов, с которым регулярно приходится иметь дело работникам кадровой службы организации, является протокол. В ряде нормативных актов предусмотрено ведение протоколов при фиксации тех или иных вопросов, связанных с трудовыми отношениями. Например, ст. 237 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено ведение протокола на заседании комиссии по трудовым спорам; нормативные акты требуют оформлять протоколами работу аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, а также в других случаях.

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), определяет протокол как документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол традиционно относят к системе организационно­распорядительной документации (ОРД). ОРД — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда1. В ОРД обычно выделяют три основные группы документов: распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение), организационные (устав, положение, инструкция, правила и др.), справочно­информационные (письмо, справка, акт, докладная и объяснительная записки и др.). Протокол часто относят к группе справочно­информационных документов, т.к. в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь, для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе ОРД: он сочетает в себе черты и справочно­информационного, и распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и комитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.). Эта особенность нашла отражение в структуре текста протокола и особых правилах его подписания: традиционно протоколы подписываются двумя лицами (так, ст. 237 ТК предусмотрено, что протокол заседания комиссии по трудовым спорам подписывается председателем и секретарем). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

А. Е. РЫБАКОВ

Внимание! Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Отдел кадров» №5(40) за май 2004г.