Необходимость ведения личных дел работников и состав документов.

Общие требования к ведению личных дел и состав документов

Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция). Инструкция согласована с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, прошла юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Беларусь и зарегистрирована в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (7 апреля 2004 г. № 8/10795), что делает ее положения обязательными для исполнения в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее - организации).

В соответствии с п. 2 Инструкции личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Сразу отметим, что кроме работников личные дела ведутся на учащихся средних,  средних специальных и высших учебных заведений. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования Республики Беларусь, что обусловлено спецификой состава документов, включаемых в эти личные дела1.

До утверждения Инструкции в Республике Беларусь отсутствовал нормативный правовой акт, комплексно регулирующий вопросы работы с личными делами в организациях. Некоторые аспекты этой работы нашли отражение в ряде нормативных правовых актов, однако все они весьма разрозненны и бессистемны. Наиболее полные сведения о личных делах и порядке работы с ними содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и дело­производству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). В п. 6.3 разд. 6 "Формирование дел" Примерной инструкции по делопроизводству один абзац посвящен составу документов личного дела и порядку их размещения в деле. Практически дословно соответствующие нормы повторены в разд. 3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее - Основные правила работы архивов организаций). Вместе с тем практика применения норм, изложенных в соответствующих нормативных документах, показала, что они требуют некоторой корректировки.

Кроме того, нерешенным оставался целый ряд других вопросов, связанных с составом документов, включаемых в личные дела, организацией их оперативного хранения и учета, передачей на хранение в архив и т.д. Например, в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277­XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции Закона от 6 января 1999 г. № 236­З) содержится определение понятия "документы по личному составу". Документы по личному составу - документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела. В то же время иные акты законодательства, а также практика ведения личных дел свидетельствовали, что не все из перечисленных в ст. 1 Закона "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документов по личному составу подлежат включению в личные дела. Длительное время не закрепленной на уровне акта законодательства оставалась также широко распространенная в организациях практика составления отдельных описей на личные дела уволенных работников. Принятие Инструкции позволило ликвидировать указанные белые пятна, снять коллизии между нормативными правовыми актами.

При анализе Инструкции прежде всего следует обратить внимание на то, что в ней впервые нормативно определен круг работников, на которых необходимо вести личные дела. До этого лишь в ст. 14 Закона Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. № 204­З "О государственной службе в Республике Беларусь" было определено, что личные дела в обязательном порядке должны вестись на государственных служащих. Частью 2 п. 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

А.Е. Рыбаков

Внимание! Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Отдел кадров» №6(41) за май 2004г.