Документы архива могут использоваться только с разрешения руководителя организации. Основными формами использования документов архива являются: исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов для изучения в читальном зале архива (специально выделенном рабочем помещении); выдача документов во временное пользование.

В зависимости от целей использования документы архива могут выдаваться из хранилищ для работы с ними непосредственно в помещении архива. Для этих целей в архиве выделяется специальное помещение или организуется читальный зал. Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) может выдавать документы из хранилища также для работы вне помещений архива структурным подразделениям организации, организациям данной отрасли (системы), организациям других отраслей (систем).

Выдача дел из архива для работы в читальном зале работникам других организаций разрешается на основании специального письма-запроса на имя руководителя организации, в чьем ведении находится архив. В нем указывается, для какой цели и какие документы требуются для работы. Решение руководителя о допуске к документам архива фиксируется в резолюции.

Посетители архива, не работающие в какой-либо организации, но занимающиеся исследованиями, могут быть допущены к изучению документов архива только с разрешения руководителя на основании их личного заявления.

В соответствии с действующими требованиями дела во временное пользование выдаются из архива для использования работникам структурных подразделений данной организации, других (сторонних) организаций, исследователям на срок, не превышающий 30 дней. В то же время в организации могут быть установлены и свои сроки выдачи дел из архива работникам структурных подразделений, например не более чем на 10 дней.

Продление архивом сроков выдачи дел во временное пользование допускается только с разрешения руководителя организации.

Выдача дел из архива организации оформляется следующими документами:

1. Заказ (требование) на выдачу дел в читальный зал исследователям и работникам структурных подразделений данной организации. Форму заказа можно размножить в необходимом количестве экземпляров для использования при оформлении выдачи дел.
Исполненные заказы (требования) хранятся в личных делах исследователей, остальные - до истечения срока их хранения.

2. Выдача дел во временное пользование другой организации, в том числе органам суда и прокуратуры, оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Составляется акт в двух экземплярах: один остается в архиве организации, выдавшей дела во временное пользование, другой передается организации-получателю.
Оба экземпляра акта подписываются руководителями этих организаций, и их подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения в архив ранее выданных дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка.

3. Выдача дел из архива и направление их на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказами. Текст заказа составляется аналогично тексту акта о выдаче дел во временное пользование.

Заказ на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется в двух экземплярах, которые подписываются руководителем организации или руководством службы документационного обеспечения управления (ДОУ), в состав которого входит архив, а также бухгалтером. Один экземпляр заказа остается в архиве организации, другой - в организации, куда дела переданы на копирование, реставрацию, переплет. В этом случае дела передаются из архива также только в обработанном виде.

Для учета (регистрации) выдачи дел в архиве ведутся книга выдачи дел во временное пользование и книга выдачи дел из хранилища архива.

Принимая дела, заведующий архивом может обнаружить недостачу в отдельных делах и документах, повреждение их листов. В таком случае сотрудник архива составляет акт в двух экземплярах: один направляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения к ответственности должностных лиц, работавших с этими документами, или же он направляется в соответствующие органы для привлечения к ответственности организации-получателя. Второй экземпляр акта остается в архиве организации, выдавшей документы.

При выдаче дел за пределы архива заведующий архивом должен проконтролировать, чтобы при перемещении документов соблюдались меры предосторожности, позволяющие обеспечить сохранность документов. При выдаче дел из архива (работникам структурных подразделений, исследователям, другим организациям) на место выданного дела подкладывается так называемая карта-заместитель (отдельно на каждое дело). В карте-заместителе указывается номер фонда, номер описи, номер дела по описи (архивный шифр дела), дата выдачи из архива, фамилия пользователя (название организации), которому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием его должности.

Э.Н. Давыдова

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3(30) за март 2004г.