BelarusToday.info
Switch language
20 Сентября 2018
Новости
Культура
Наука и техника
Спецпроекты
Развлечения
Периодика
О сервере
 ЭКСКЛЮЗИВ
 НАШ ПАРТНЕР
 РАССЫЛКА
  ПериодикаСекретарь-референтДелопроизводство
Порядок приема-передачи документов при смене заведующего архивом.

При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) также оформляется акт приема-передачи. По акту передаются дела, находящиеся на хранении в архиве, учетно-справочный аппарат к ним, а также помещения архива, инвентарь и оборудование.

Для приема-передачи дел заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) приказом (распоряжением) руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии должны входить работники, которые в соответствии со своей квалификацией, занимаемой должностью могут дать объективную оценку фактам, подлежащим проверке.

В состав комиссии обязательно должен быть включен представитель службы документационного обеспечения управления (канцелярии, секретариата, общего отдела, секретарь-референт). Заведующий архивом участвует в составлении акта как заинтересованное лицо, деятельность которого проверяется. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут в нем отражены. В этих целях при приеме-передаче дел в архиве необходимо провести так называемую единовременную проверку наличия и состояния дел. В ходе этой работы проверяется:

* наличие и состояние сохранности документов и страховых копий в архиве;
* соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах и научно-справочном аппарате к документам (паспорте архива, описях дел и заменяющих их номенклатур дел, листах фондов, карточках фондов, книгах поступлений и выбытий документов, справочных картотеках и др.);
* наличие печатей и штампов архива (при их наличии);
* наличие противопожарного и охранного оборудования;
* условия хранения документов.

В акте приема-передачи дел при смене заведующего архивом, как и в других актах, могут указываться сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении. Эти сведения в акте указываются после текста. В акте приема-передачи в качестве приложений могут быть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты. В этом случае при наличии приложений ссылка на них дается после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляются как реквизит «Отметка о наличии приложения» в соответствии с СТБ 6.38–95. Если приложение названо в тексте акта, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров. Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываются его полное название, количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и указываются справа столбиком с указанием количества листов и экземпляров.
Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) вначале подписывается сдающим и принимающим документы архива, а затем членами комиссии. При этом первой помещается подпись председателя комиссии, а ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем организации. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Если акт составлен на бланке, то в грифе утверждения в должности лица, утверждающего документ, указывается краткое наименование должности, например: «директор завода», «генеральный директор объединения» и др.

В ходе приема-передачи дел может быть установлен факт их недостачи. Тогда об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Лица, виновные в утрате документов, несоблюдении условий их хранения, привлекаются к ответственности.

Акт приема-передачи дел составляется не только при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив), но и при смене руководителя организации. В такой акт в соответствии с учетными данными службы ДОУ и ведомственного архива раздельно включается количество документов, находящихся в делопроизводстве и хранящихся в архиве. В акте указываются сведения о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (постоянного хранения, а также дел по личному составу, а также о наличии мебели и оборудования архива).

Акт приема-передачи дел при смене руководителя составляется аналогично акту при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив).

Э. Н. Давыдова

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №8(35) за август 2004г.

  ПОДРАЗДЕЛЫ
  
Северсталь выпустила 200 млн.тонн конвертерной сталиСеверсталь выпустила 200 млн.тонн конвертерной стали

На Череповецком металлургическом комбинате, одном из  крупнейших заводов …

  
  
Белорусы осваивают новые виды бизнесаБелорусы осваивают новые виды бизнеса

В Боровлянах открылась гостиница для собак. Это достаточно новый вид бизнеса …

  ПОСЛЕДНИЕ ЗАГОЛОВКИ
  НОВОСТИ WWW.PRODINFO.BY
 
   • 
Новости:  Политика  - В РБ - В мире - Милитари - Социология  •  Экономика  - В РБ - В мире - Новости компаний   •  Общество - Новости - Образование - Криминал - Религия - Люди - Экология   •  Спорт  - Новости - Спортивная афиша - Спортивные мероприятия - Спортивные сооружения   •  Происшествия  •  Регионы - Брест - Витебск - Гомель - Гродно - Могилев  •  Фоторепортаж
Культура:  Архитектура   •  Изоискусство  - Новости - Афиша художественных выставок - Художественные выставки Минска - Галереи   •  Кино  - Новости - Киноафиша - Кинотеатры - Фильмы   •  Литература   •  Медиа  - Новости - Газеты - Журналы - Региональные издания - Радио - Телевидение   •  Музеи  - Новости - Афиша музейных выставок - Музейные выставки - Музеи   •  Музыка  - Новости - Концертные выступления - Концертные залы - Концертная афиша   •  Театр  - Новoсти - Минские театры - Спектакли - Театральная афиша
Наука и техника:  Авто   •  Археология   •  Биология   •  Компьютеры   •  Космос   •  Медицина   •  Связь  - Мобильная связь - Интернет   •  Технологии
Спецпроекты:  Женщина  - Интим - Мода - «Мисс Интернет» - «Мистер Интернет» - Мамонт 2008   •  Эксклюзив   •  Кто есть кто
Развлечения:  Анекдоты   •  Гороскопы   •  Карикатуры
Периодика:  Секретарь-референт   •  Отдел кадров   •  Планово-экономический отдел
О сервере:  Подписка   •  Партнеры   •  Логотипы   •  Поиск по сайту   •  Обратная связь   •  FAQ
BelarusToday.info • Copyright Magic 1999 - 2013