При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) также оформляется акт приема-передачи. По акту передаются дела, находящиеся на хранении в архиве, учетно-справочный аппарат к ним, а также помещения архива, инвентарь и оборудование.

Для приема-передачи дел заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) приказом (распоряжением) руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии должны входить работники, которые в соответствии со своей квалификацией, занимаемой должностью могут дать объективную оценку фактам, подлежащим проверке.

В состав комиссии обязательно должен быть включен представитель службы документационного обеспечения управления (канцелярии, секретариата, общего отдела, секретарь-референт). Заведующий архивом участвует в составлении акта как заинтересованное лицо, деятельность которого проверяется. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут в нем отражены. В этих целях при приеме-передаче дел в архиве необходимо провести так называемую единовременную проверку наличия и состояния дел. В ходе этой работы проверяется:

* наличие и состояние сохранности документов и страховых копий в архиве;
* соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах и научно-справочном аппарате к документам (паспорте архива, описях дел и заменяющих их номенклатур дел, листах фондов, карточках фондов, книгах поступлений и выбытий документов, справочных картотеках и др.);
* наличие печатей и штампов архива (при их наличии);
* наличие противопожарного и охранного оборудования;
* условия хранения документов.

В акте приема-передачи дел при смене заведующего архивом, как и в других актах, могут указываться сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении. Эти сведения в акте указываются после текста. В акте приема-передачи в качестве приложений могут быть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты. В этом случае при наличии приложений ссылка на них дается после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляются как реквизит «Отметка о наличии приложения» в соответствии с СТБ 6.38–95. Если приложение названо в тексте акта, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров. Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываются его полное название, количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами и указываются справа столбиком с указанием количества листов и экземпляров.
Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) вначале подписывается сдающим и принимающим документы архива, а затем членами комиссии. При этом первой помещается подпись председателя комиссии, а ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем организации. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Если акт составлен на бланке, то в грифе утверждения в должности лица, утверждающего документ, указывается краткое наименование должности, например: «директор завода», «генеральный директор объединения» и др.

В ходе приема-передачи дел может быть установлен факт их недостачи. Тогда об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Лица, виновные в утрате документов, несоблюдении условий их хранения, привлекаются к ответственности.

Акт приема-передачи дел составляется не только при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив), но и при смене руководителя организации. В такой акт в соответствии с учетными данными службы ДОУ и ведомственного архива раздельно включается количество документов, находящихся в делопроизводстве и хранящихся в архиве. В акте указываются сведения о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (постоянного хранения, а также дел по личному составу, а также о наличии мебели и оборудования архива).

Акт приема-передачи дел при смене руководителя составляется аналогично акту при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив).

Э. Н. Давыдова

Внимание!  Статья размещена не полностью. Целиком статью можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №8(35) за август 2004г.